この訓令は、浅口市情報公開条例(平成18年浅口市条例第10号。以下「条例」という。)の施行に関し浅口市情報公開条例施行規則(平成18年浅口市規則第12号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、行政文書の開示に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　開示窓口の設置等

1　開示窓口の設置

行政文書の開示に係る事務の一元化を図るため、開示窓口を設置し、企画財政部総務課(以下「総務課」という。)をもって充てる。

2　開示窓口で行う事務

(1)　開示窓口で行う事務

開示窓口で行う事務は、次のとおりとする。

ア　行政文書の開示及び情報提供に係る案内及び相談に関すること。

イ　行政文書の開示に関する事務についての連絡調整に関すること。

ウ　すべての実施機関の行政文書に係る開示請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受付に関すること。

エ　すべての実施機関の行政文書に係る閲覧若しくは視聴又は写しの交付に関すること。

オ　当該開示窓口で行う行政文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

カ　すべての実施機関の行政文書の検索資料(以下「文書目録」という。)の整理及び閲覧に関すること。

キ　すべての実施機関の行政文書の開示・不開示等の決定(以下「開示決定等」という。)に対する審査請求の受付及び担当部課等との連絡調整に関すること。

ク　浅口市行政不服等審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

ケ　条例の運用状況の公表に関すること。

3　担当部課等で行う事務

開示の請求に係る行政文書を所管する部課等で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　開示の請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。

(2)　請求書の収受に関すること。

(3)　開示の請求に係る行政文書に記録されている市及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)からの意見聴取及び当該第三者に対する開示決定等の結果の通知に関すること。

(4)　開示決定した行政文書の開示窓口への搬入に関すること。

(5)　開示の実施に関すること。

(6)　審査請求書の審査に関すること。

(7)　審査請求事案の審査会への諮問に関すること。

(8)　審査請求についての裁決に関すること。

(9)　文書目録の作成に関すること。

(10)　情報提供に関すること。

第3　行政文書の開示に係る事務

1　相談及び案内

(1)　請求内容の把握等

開示窓口では、来庁者からの開示請求の内容をできる限り具体的に聞き取り、文書目録等を参考に当該情報に係る担当部課等を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認する。

(2)　対応の選択

ア　開示窓口は、来庁者の知りたい情報について、次のいずれの方法で対応するのが最も適切か判断する。

(ア)　情報提供

(イ)　他の制度の利用等

(ウ)　開示の請求

イ　情報提供

来庁者の知りたい情報の内容が、刊行物、行政資料、調査報告書等公表を目的として作成されたもの又は公表されているもので提供可能なもの(従前から情報提供施策で対応しているものを含む。)については、即時対応する。

ウ　他の制度の利用等

次の場合には、条例を適用しないのでその旨を来庁者に説明し、担当部課等に案内する。

(ア)　他の法令に基づき、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合

(イ)　図書館等の一般に利用することができる施設において、閲覧又は視聴に供されているものである場合

(ウ)　歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究の資料として特別に保有しているものである場合

エ　開示請求

上記イ又はウのいずれにも該当しない場合は、行政文書の開示の請求(以下「開示請求」という。)として取り扱う。

(3)　行政文書の特定

ア　対象行政文書の特定

開示窓口は、来庁者の相談の内容が開示請求として対応すべきものであるときは、原則として担当部課等の職員の立会いを求め、来庁者の知りたい内容が記録されている行政文書(以下「対象行政文書」という。)の特定に必要な事項を十分聴取し、対象行政文書の特定を行う。ただし、担当部課等の職員が立ち会うことができない場合は、担当部課等と十分連絡を取り合い、対象行政文書を特定する。

イ　対象行政文書が特定できない場合

担当部課等の職員の不在等により、開示窓口で対象行政文書が特定できない場合は、開示請求したもの(以下「請求者」という。)にその旨を伝えた上で、請求書を受け付ける。

ウ　対象行政文書が明らかに存在しない場合

開示窓口で対象行政文書の存在しないことが明らかな場合は、請求者にその旨を十分に説明し、不存在であることに理解を得られるよう努めるものとする。結果として当該開示請求がなされたときには、請求書を受け付ける。

エ　行政文書の存否に関する情報(条例第10条)の場合

開示請求に係る行政文書が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示した場合と同様に保護される利益が害される場合は、その旨を請求者に十分説明し、理解を得られるよう努めるものとする。結果として当該開示請求がなされたときは、請求書を受け付ける。

(4)　担当部課等における相談等

担当部課等に直接行政文書の開示に関する相談があった場合は、担当部課等は、情報提供及び他の制度の利用等で対応できる場合を除き、開示窓口への案内を行うなど適切な対応に努める。

2　請求書の受付等

(1)　請求の方法

ア　開示請求は、請求書を提供することを要するため、電話口又は口頭による請求は受け付けない。

イ　請求者が身体の障害等により、自ら請求書を作成することが困難な場合には、開示窓口の職員による代筆等適切な方法により対応するものとする。この場合は、その旨を請求書の備考欄に記載する。

ウ　請求書は、原則として対象行政文書1件につき1枚とする。ただし、同一の担当部課等に係る同一の内容の対象行政文書が複数ある等の場合は、1枚の請求書によることを認める。

〔例：○○年度から○○年度までの予算編成方針〕

エ　開示請求の内容が複数の部課等にまたがる場合は、担当部課等ごとに請求書を作成するよう指導する。

(2)　請求者の確認等

ア　条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、請求者の記載内容で確認し、身分証明等の提示は求めない。

イ　代理人による請求の場合は、委任状の提出を求めるなどして、代理関係の確認を行う。

ウ　未成年者からの請求

おおむね15歳以上で、請求者自らが請求書を作成することができる等、意思能力を有すると判断される場合は、請求者の年齢にかかわらず開示請求を認める。

(3)　郵送及びファクシミリによる請求の取扱い

郵送又はファクシミリによる請求は、総務課で受け付ける。この場合に、請求書は所定の様式による。

(4)　請求書の記載事項の確認等

請求書の記載内容について、次の事項を確認する。

ア　「請求者」欄

(ア)　請求権者であることの確認、通知書の送付及び連絡調整のために正確に記載されていること。

(イ)　押印の必要はないこと。

(ウ)　代理人による請求の場合は、次の例のように「請求者」欄に請求者本人の住所、氏名及び連絡先(電話番号)並びに代理人の住所、氏名及び連絡先(電話番号)が記載されていること。

(エ)　法人その他の団体からの請求の場合は、「住所」欄に主たる事務所又は事業所の所在地が、「氏名」欄に法人その他の団体の名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(オ)　「連絡先」欄は、自宅、勤務先等連絡が容易な連絡先の電話番号が記載されていること。また、請求者が法人その他の団体である場合は、担当者の所属、氏名及び電話番号の記載を求めること。

イ　「請求する行政文書の件名又は具体的な内容」欄

個別の件名又は対象行政文書を特定し得る程度の具体的な内容が記載されていること。例えば「○○公園に関する文書」という記載では行政文書の特定はできないので、「○○公園事業用地の売買契約書」という件名又は「○○公園の事業用地の取得の内容が分かる書類」というように具体的な内容の記載を求めること。

ウ　「開示を請求することができるものの区分」欄

(ア)　該当する区分の□にレ印が記入されていること。

(イ)　区分が、市内に事務所(事業所)を有する個人及び法人その他の団体、市内に存在する事務所(事業所)に勤務する者又は市内に存する学校に在学するもののいずれかに該当する場合は、市内の事務所(事業所)、通勤先又は通学先の名称、所在地及び電話番号が記載されていること。

(ウ)　実施機関が行う事務事業に利害関係を有するものに該当する場合は、その利害関係の具体的な内容が記載されていること。ただし、この場合に、開示請求のできる行政文書は、利害関係を有する情報が記録されているものに限られること。

エ　「開示の方法の区分」欄

該当する区分の□にレ印が記入されていること。

(5)　請求書の受付等

請求書を受け付ける場合には、次の事項に留意して職員記載欄に記入するとともに、請求書に受付印を押し、その写しを請求者に交付するものとする。

ア　「担当部課等」欄

対象行政文書に係る事務を担当している担当部課等名及び電話番号を記載すること。なお、同一の行政文書が複数の部課等に存在する場合は、当該行政文書を作成した部課等又は当該行政文書に係る事務事業の主体となっている部課等を担当部課等とする。

イ　「対象行政文書」欄

特定した対象行政文書の件名を記載すること。

なお、請求の受付時に特定できない場合は、後日「請求する行政文書の件名又は具体的な内容」欄に記載されている内容及び電話連絡等により対象行政文書を特定し、その旨を請求者に伝える。

ウ　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載する。

エ　「受付」欄

開示窓口で受付印を押す欄である。

(6)　請求書の補正等

ア　請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を訂正し、又は補筆するよう請求書の補正を求める。この場合に請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職権で補正できる。

イ　請求権者でないものからの開示請求又は条例上の行政文書以外の物についての開示請求がなされたときは、その旨を請求者に説明し、理解を得られるよう努める。結果として、請求を受け付けた場合は、担当部課等において開示請求却下通知書(規則様式第2号)により開示請求を却下する。

(7)　請求書を受け付けた場合の説明等

請求書を受け付けたときは、請求者に対し、行政文書の開示を請求された方へ(様式第1号)を交付するとともに、内容について説明するものとする。なお、郵送又はファクシミリにより請求書を受け付けたときは、請求者に説明書を送付する。

(8)　開示事務処理簿への記載

開示窓口は、請求書を受け付けたときは、その請求内容を、開示事務処理簿(様式第2号)に記載し、常に処理経過が把握できるようにしておく。

(9)　受付後の請求書の取扱い

開示窓口は請求書の原本を担当部課等へ送付するとともに、請求書の写しを保管する。

3　担当部課等での収受

担当部課等は、開示窓口から送付された請求書について、浅口市文書管理規程第18条の定めるところにより、収受の手続を行うものとし、この場合、開示窓口で開示請求を受け付けた日を条例第12条第1項に規定する開示請求があった日(開示決定等の期限の起算日)として取り扱うものであり、収受印の日付は、開示窓口での受付日(請求書「受付」欄の日付)と同一とする。

担当部課等は、請求書を受け付けた後、直ちに対象行政文書の検索を行い、その存在を確認する。

4　開示・不開示等の決定

(1)　行政文書の内容の検討等

ア　担当部課等は、請求書を受け付けたときは、対象行政文書に記録されている情報が条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを、「情報公開事務の手引書」に記載された例示等を参考に検討する。この場合に、手引書に記載された例示を、機械的に適用するのではなく、対象行政文書の内容を個々に検討する。また、対象行政文書の一部に不開示情報が記録されている場合に、その部分を除いて開示すること(以下「部分開示」という。)についても併せて十分検討する。

なお、部分開示の判断に際しては、必要に応じて、請求者に電話等により請求の趣旨を確認して行う。

イ　条例の解釈及び運用に当たっては、公開の原則及びプライバシー保護に配慮し、拡大解釈又は恣意的運用をすることのないよう努める。

ウ　担当部課等は、開示・不開示等の決定に当たっては、事前に総務課と協議する。ただし、既に開示したことのある行政文書に係る決定であり、かつ、その後の状況に変化が無いため決定の内容を変更することがないと判断される場合は、協議する必要はない。

エ　担当部課等は、対象行政文書に他の部課等に関係する情報が記録されている場合は、当該関係部課等と協議する。

(2)　第三者情報に係る意見聴取等

ア　意見を聴くことができる場合

担当部課等は、対象行政文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合において、当該情報が不開示情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかでないときは、開示・不開示等の決定を的確に行うため、必要に応じて、次により当該第三者の意見を聴く。

(ア)　聴取方法

第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書を開示することについて意見を求める旨を意見聴取通知書(規則様式第8号)により通知し、原則として行政文書の開示に係る意見書(規則様式第9号)により回答を求める。この場合の回答は、意見聴取の通知を行った日からおおむね1週間以内に行うよう協力を求める。

なお、第三者から口頭により意見聴取した場合は、意見聴取書(規則様式第10号)を作成する。

(イ)　聴取事項

第三者情報に係る意見を聴取する事項は、おおむね次のとおりとする。

a　個人情報については、プライバシーの侵害の有無及びその程度

b　法人等情報については、不利益の有無及びその程度

c　国等との協力関係に関する情報については、協力・信頼関係への影響の有無及びその程度

d　その他第三者の権利利益の侵害の有無及び協力・信頼関係への影響の有無並びにそれらの内容や程度の把握に関して必要な事項

イ　意見を述べる機会を与えなければならない場合

担当部課等は、対象行政文書に不開示情報が記録されているが、その情報が人の生命、健康等を保護するため、公にすることがより必要であると認めて開示するとき(条例第7条第2号イ又は第3号ただし書)又は不開示情報が記録されているが、優越する公益があることを理由として当該行政文書を開示するとき(条例第9条)は、当該第三者に意見を陳述する機会を与えなければならない。

(ア)　陳述機会の付与方法

第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書を開示することについて意見を求める旨を意見陳述通知書(規則様式第11号)により通知し、行政文書の開示に係る意見書(規則様式第9号)により回答を求める。この場合の回答についても、意見陳述の通知を行った日からおおむね1週間以内に行うよう協力を求める。

(イ)　陳述事項

陳述事項は、意見を聴くことができる場合と同様の事項とする。

(3)　決定期間

ア　担当部課等は、開示窓口において開示請求があった日から起算して、原則として15日以内に開示・不開示等の決定をしなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示請求があった日から45日を限度として開示、不開示等の決定をする期間を延長することができる。

(ア)　第三者からの意見聴取に相当の日数を要する場合

(イ)　対象行政文書が複数の部課等に関連するため、意見調整に相当の日数を要する場合

(ウ)　対象行政文書が大量であるため、開示・不開示等の決定に相当の日数を要する場合

(エ)　災害等の発生により通常の業務が行えない場合

(オ)　年末年始等、休日が重なり執務を行わない期間がある場合

(カ)　担当部課等が繁忙期にある場合その他正当な理由がある場合

イ　決定期間の延長を決定した場合は、担当部課等は、総務課と協議の上、期間延長通知書(規則様式第6号)を作成し、開示請求があった日から起算して15日以内に通知するとともに、その写しを総務課に送付する。

ウ　担当部課等は、決定期間を延長する場合は、請求者に対し遅滞なく延長後の期間及び延長の理由を通知しなければならない。なお、延長の理由は明確に記載する。

エ　著しく大量な開示請求の場合

対象行政文書が著しく大量であるために、開示請求があった日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障を生ずるおそれがある場合は、次のとおりとする。

(ア)　担当部課等は、開示請求があった日から起算して15日以内に、遅滞なく、次の事項について、総務課と協議の上、期間特例通知書(規則様式第7号)を作成し、請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付する。

a　45日以内の開示請求のすべてについて開示決定等をすることができない理由及び当該期間内に対象行政文書の相当の部分について開示決定等をする旨

b　残りの部分について開示決定等をする期限

(イ)　担当部課等は、開示請求があった日から起算して45日以内に相当な部分について開示決定等をし、決定通知書により請求者に通知する。

(ウ)　担当部課等は、上記(ア)のbの期限内に残りの部分について開示決定等をし、決定通知書により請求者に通知する。

(エ)　現実に開示された相当な部分の内容によっては、請求者が残りの部分の開示請求を維持する必要がなくなる事態が予想されるので、担当部課等は、相当の部分の開示後、残りの部分の開示について請求者の意思を確認することができる。この場合に、請求者が残りの部分の開示決定等について必要でない旨の意思表示をしたときは、請求者から残りの部分についての開示請求取下書の提出を求める。

(4)　決裁の書類

開示・不開示等の決定に当たっては、起案書に次の書類を添付する。

ア　決定通知書の案

イ　請求書

ウ　開示事務処理簿の写し

エ　開示決定等第三者通知書(規則様式第12号)案及び行政文書の開示に係る意見書(規則様式第9号)又は意見聴取書(規則様式第10号)(第三者情報に係る意見を聴取した場合のみ)

オ　その他(必要に応じて対象行政文書の写し等)

(5)　決裁区分

請求書の送付を受けた後の担当部課等における事務処理の決裁区分は、市長部局にあっては、浅口市事務決裁規程(平成18年浅口市訓令第1号)に定めるところにより、別表第1のとおりとする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めによる。

(6)　決定通知書の記載事項

担当部課等は、開示決定通知書(規則様式第3号)、部分開示決定通知書(規則様式第4号)及び不開示決定通知書(規則様式第5号)(これらの3つの通知書を総称して、以下「決定通知書」という。)の作成に当たっては、次の事項に留意する。

ア　「開示の日時」欄(開示決定通知書、部分開示決定通知書)

(ア)　開示の日時は、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、開示決定の日(決定通知書の通知日)からおおむね1週間後の執務時間内の日時を指定すること。

なお、指定に当たっては、担当部課等は請求者及び総務課と事前に電話等で連絡をとり、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めること。

(イ)　行政文書の写しを郵送する場合は、「郵送」と記載すること。

(ウ)　(2)により第三者が当該行政文書の開示に反対の意思を表示した場合は、当該行政文書を開示する日と、開示決定の日の間に少なくとも2週間を置く。

イ　「開示の場所」欄(開示決定通知書、部分開示決定通知書)

開示の場所は、原則として総務課とすること。

ウ　「開示しない部分」欄(部分開示決定通知書)

開示しない部分にどのような不開示情報が記載されているかが分かるように具体的に記載する。

〔例〕「○○補助金交付申請書のうち、法人の代表者印の印影、取引銀行名、設備投資計画に係る部分」

エ　「開示しない理由」欄(部分開示決定通知書、不開示決定通知書)

不開示情報のいずれに該当するか、及びその理由を具体的に記載すること。この場合、条例第7条の複数の号に該当するときは、該当する号すべてを記載するとともに、各号ごとにその理由を記載すること。

〔例〕(開示しない部分の概要)

○○補助金交付申請書のうち、法人の代表者印の印影、取引銀行名、設備投資計画に係る部分

(開示しない理由)

浅口市情報公開条例第7条第3号に該当

法人の取引上・金融上の秘密に関する事項であり、法人の代表者印の印影及び取引銀行名については、当該事項を開示することにより、当該法人の競争上の地位を害するおそれがあり、設備投資計画に係る部分については、当該事項を開示することにより、財産権を害するおそれがあるため。

(7)　決定の通知

担当部課等は、開示・不開示等の決定をしたときは、決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付する。

なお、(1)のエにより関係部課等から意見を聴いた場合は、当該関係部課等に対しても決定通知書の写しを送付する。

(8)　第三者への通知

第三者から意見を聴取した場合又は第三者から意見の陳述があった場合において、開示・不開示等の決定をしたときは、当該第三者に対して開示決定等第三者通知書(規則様式第12号)により通知する。

5　開示の実施

(1)　日時及び場所

行政文書の開示は、決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において行う。

なお、請求者が指定された日時に来庁できない場合は、別の日時を指定できる。この場合、改めて決定通知書を送付しない。

(2)　開示の準備

担当部課等は、決定に係る行政文書(以下「開示決定行政文書」という。)を開示の日時までに総務課に搬入し、総務課の職員と開示の実施について必要な事項を確認する。

なお、次のいずれかに該当する場合は、原本を閲覧に供することができないので、あらかじめ開示決定行政文書を複写機で複写したものを準備する。

ア　閲覧することにより、汚損又は破損のおそれがあると認められるとき。

イ　部分開示の場合であって、複写したものにより閲覧に供することが必要と認められるとき。

ウ　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供する場合であって、閲覧に供することによって日常業務に支障を来すと認められるとき等相当の理由があるとき。

(3)　開示に当たっての留意事項

開示の実施に当たっては、次の事項に留意する。

ア　総務課の職員は、開示の実施に際し、決定通知書の提示を求める。

なお、決定通知書の提示のない場合であっても、請求者本人であることが確認できるときは、開示を実施する。

イ　担当部課等の職員は、総務課において開示に立ち会い、当該行政文書の内容等について説明する。

ウ　総務課の職員は、行政文書の開示を受ける者に行政文書を汚損し、又は破損することのないよう説明する。

なお、行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、当該行政文書の開示を中止する。

(4)　閲覧・視聴の方法

ア　文書、図面又は写真の場合は、原本を閲覧に供することにより行い、原本を閲覧に供することができないときは、(2)により複写機で複写したものを閲覧に供する。

イ　フィルム、磁気テープその他の媒体の場合は、次により行う。

(ア)　フィルム及び録音・録画テープについては、それぞれの再生機器等を用いて視聴に供する。

(イ)　磁気テープ(録音・録画テープを除く。)、磁気ディスク等については、紙に出力したもの(端末装置画面のハードコピーを含む。)を閲覧に供する。

(5)　部分開示の方法

部分開示を行う場合における不開示とする部分の分離及び開示の方法は、おおむね次による。

ア　開示する部分と不開示とする部分とをページ単位で区分することができるときは、不開示とする部分を分離し、開示部分のみとする。

イ　不開示部分とそれ以外の部分が同じページに混在しているときは、そのページ全体を複写し、不開示部分を切り抜くか、若しくはマジック等で塗りつぶし、それを再度複写したもの又は不開示とする部分を、紙等で覆って複写したものによる。

(6)　写しの作成

ア　文書、図面又は写真については、複写機で複写することにより行う。

イ　請求者が録音・録画テープ又はフロッピーディスクへの複写を希望した場合であって、担当部課等が複写が可能であると判断したときは、それぞれの媒体に複写することにより行う。この場合、複写する記録媒体は、請求者が持参しなければならない。

ウ　磁気テープ(録音・録画テープを除く。)、磁気ディスク等については、紙に出力することにより行う。

(7)　写しの交付等

ア　写しの請求があった場合には、担当部課等は、原則として写しを作成し準備しておく。行政文書の写しの交付部数は、開示決定行政文書1件につき、1部とする。

イ　当初は行政文書の閲覧の請求だけであって、開示の当日に行政文書の写しの交付を求められた場合は、その場で行政文書の写しを交付して差し支えない。この場合は、開示事務処理簿(様式第2号)にその旨を記載する。

ウ　郵送による行政文書の写しの交付は、行政文書の写しの作成に要する費用及び郵便切手の送付を確認の上で行う。

(8)　費用の徴収

ア　費用の額

規則第8条の規定による写しの交付に要する費用の額は、次のとおりである。

(ア)　写しの作成に要する費用の額

別表第2のとおり

(イ)　写しの送付に要する費用の額

実費(郵便切手による納付)

イ　徴収方法

写しの作成又は送付に要する費用の徴収方法は、次のとおりとする。

(ア)　開示窓口で写しを交付するとき。

写しの作成に要する費用を現金で徴収する。

(イ)　写しを郵送により交付するとき。

写しの作成に要する費用は現金又は郵便為替により、写しの送付に要する費用は原則として郵便切手により徴収する。

(ウ)　歳入科目

写しの作成に要する費用として徴収した歳入の歳入科目は、次のとおりとする。ただし、水道事業管理者において作成した写しの作成に要する費用については、浅口市水道事業会計規程(平成18年浅口市水道事業管理規程第2号)の定めるところによる。

(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入

第4　審査請求の処理に係る事務

1　審査請求書の受付

(1)　審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行服法」という。)第19条の規定により書面によることを要するため、口頭、電話、ファクシミリ等による審査請求があったときは、書面による正規の手続により行うよう指導する。

(2)　それぞれの実施機関が行った処分に対する審査請求は、審査請求書により受け付ける。

(3)　審査請求書は浅口市文書管理規程第13条の規定により総務課で収受する。総務課は、開示事務処理簿(様式第2号)に記載し、当該審査請求書の原本を担当部課等へ送付し、写しを保管する。

2　審査請求書の審査

担当部課等は、総務課から審査請求書の送付があったときは、次の事項について確認を行う。

(1)　審査請求書の記載事項

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所(法人その他の団体にあっては、名称及び所在地)

イ　審査請求に係る処分の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分をした実施機関の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が法人その他の団体であるとき、又は代理人による審査請求のときは、その代表者、管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

なお、これらの者による審査請求のときは、資格証明書の添付の有無

(2)　審査請求人又はその代表者、管理人、総代若しくは代理人の押印の有無

(3)　審査請求人適格の有無

審査請求人は、開示決定等の処分によって直接に自己の法律上の権利利益を侵害された者かどうか。

(4)　審査請求期間

開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内の審査請求かどうか。

3　審査請求書の補正

担当部課等又は総務課は、前記2の(1)又は(2)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、行服法第23条の規定により、相当の期間を定めて、審査請求人に補正を命じなければならない。

4　却下の裁決

担当部課等又は総務課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、却下の裁決を行い、裁決書の正本を審査請求人に送達するとともに、担当部課等は裁決書の写しを総務課に送付する。なお、担当部課等が却下の裁決をする場合は、企画財政部総務課長(以下「総務課長」という。)に合議する。

(1)　審査請求人に審査請求適格のない場合又は審査請求期間の経過等審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

(2)　補正命令に応じなかった場合

(3)　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

5　不開示決定等の取消し

(1)　審査請求の場合

審査請求のあった処分について、当該処分をした担当部課等が再検討を行い、その結果、当該処分を取り消して、当該審査請求に係る行政文書の全部を開示する決定を行うときは、裁決書と併せて開示決定通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しを総務課に送付する。

6　審査会への諮問

担当部課等又は総務課は、当該審査請求を却下するとき及び原処分を取り消して請求に係る行政文書の全部を開示するときを除き、次により遅滞なく審査会に諮問する。

(1)　諮問書の作成

担当部課等は、次の事項を記載した諮問書(規則様式第13号)を作成する。

ア　審査請求に係る処分の対象となった行政文書の件名及びその内容の概要

イ　不開示決定等の内容及びその具体的理由

ウ　その他必要事項

(2)　諮問書の提出

担当部課等は、諮問書に次の書類を添付して、総務課へ提出する。

ア　審査請求書及び添付書類の写し

イ　請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　開示事務処理簿の写し

オ　その他必要な書類

7　審査会への対応

(1)　担当部課等は、規則第12条の規定により、審査会が必要と認める調査に対しては、これに応じなければならない。

(2)　担当部課等は、規則第13条の規定により、審査会に対し口頭による意見の陳述を求め、又は意見書等を提出することができる。

8　審査請求に対する裁決等

(1)　審査会の答申は、担当部課等へ送付する。

(2)　担当部課等は、審査会から答申があったときは、これを尊重して審査請求に対する裁決をしなければならない。

(3)　担当部課等は、審査請求に対する裁決をしたときは、裁決書を作成し、その正本を審査請求人に送達するとともに、その写しを総務課に送付する。

(4)　担当部課等は、審査請求について参加人がいる場合は、当該参加人に対しても、裁決書の写しを送付しなければならない。

(5)　担当部課等は、審査請求を容認して行政文書の全部又は一部を開示する場合は、裁決書の正本及び審査請求に対する裁決に応じた開示決定通知書を審査請求人に送付するとともに、裁決書及び開示決定通知書の写しを総務課に送付する。

(6)　裁決書は、配達証明付郵便により送達する。

(7)　第三者から意見を聴取した場合は、当該第三者にその旨を通知する。

9　決裁区分

審査請求書の送付を受けた後の担当部課等における事務処理の決裁区分は、市長部局にあっては、別表第3のとおりである。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めによるものとする。

第5　運用状況の公表

総務課は、毎年度、すべての実施機関の前年度の運用状況を取りまとめ、次の事項について市広報紙に掲載する。

(1)　行政文書開示請求件数

(2)　行政文書開示決定件数(部分開示の件数を含む。)

(3)　行政文書不開示決定件数

(4)　却下件数

(5)　審査請求件数

(6)　その他必要な事項

附則

附則(平成19年3月29日訓令第2号)

附則(平成20年4月1日訓令第9号)

附則(平成28年3月24日訓令第2号)

※両面複写の場合は2枚として取り扱う。