2　この訓令の規程中総合支所においては「総務課」とあるのは「市民生活課」と、「総務課長」とあるのは「市民生活課長」と読み替えて適用する。

2　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務の効率的な運営を確保するよう努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

3　文書は、上司の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

4　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管又は保存する課長(室長を含む。以下同じ。)の許可を受けたときは、この限りでない。

2　文書取扱責任者は、課長補佐、主幹若しくは係長又はこれらに相当する職にある者のうちから課長が指定する者をもって充てる。

3　各課にファイル担当者を置く。

4　各課長は文書取扱責任者及びファイル担当者を定めたとき又は変更したときは総務課長に報告し、承認を受けなければならない。

2　ファイル担当者は、前項各号に掲げる事務の処理を補佐し、文書事務の適正な管理及び運営を行う。

2　令達文書の種別は、次のとおりとする。

3　一般文書の種別は、次のとおりとする。

4　その他文書の種別は、次のとおりとする。

2　前項ただし書の規定により番号を付けようとするときは、事前に総務課長の承認を受けなければならない。

2　官公署あてに発送する文書のあて先名及び発信者名は職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　庁内文書のあて先名及び発信者名は、原則として部課長名等の職名のみを用いる。

4　公印の印影を刷り込んだ文書を発信する場合については、職名のみを用いることができる。

2　前項の文書中に市で受領すべきでない文書があるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3　第1項の文書中で郵便料金の未払い又は不足のものがあるときは、総務課長が必要と認めたものに限り、当該未払い又は不足の料金を支払って受領することができるものとする。

2　文書取扱責任者は、所属職員をして1日1回以上総務課から文書の配布を受けさせなければならない。

2　各課が配布を受けた文書で、他の課に関係するものは、速やかにその旨を関係課に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。

2　前条の処理が終了した文書のうち特別な処理をしないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の余白を用いて参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、起案書によらないことができる。

3　起案書による起案は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

2　起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。

3　起案文書の事案を代理決裁した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。

2　回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3　同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

2　本庁における合議は、合議先が同一部内の場合は主管課長を経て、合議先が他の部にわたる場合は主管部長を経て合議するものとする。ただし、当該事案の専決者が、主管課長又は主管部長より下位の者である場合は、当該専決者を経て合議するものとする。

3　前項の規定により合議をした事案について合議先と意見が一致しない場合は、主管課長又は主管部長は、合議先又はその上司と意見の調整を行うものとする。この場合において、なお、意見が一致しない場合は、同一部内のものにあっては主管部長の、他の部にわたるものにあっては副市長の裁定を受けるものとする。

4　前項の規定により、裁定を受けた事案については、当該裁定の内容に従って、再度合議し、合議先はこれに同意するものとする。

5　総合支所においては、前3項の「主管部長」を「総合支所長」と、「同一部内」を「同一総合支所内」と、「他の部」を「本庁若しくは他の総合支所」と読み替えて適用する。

2　合議を受けた事案について異議があるときは、起案した部課等と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて回付するものとする。

3　合議を経た文書で、その要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　決裁文書の浄書は、正確かつ明りょうに行わなければならない。

3　決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

4　決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。

5　浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認め印を押印しなければならない。

2　重要な文書又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印しなければならない。

3　契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、発送文書の取扱いについて別に総務課長の承認を受けた場合は、当該別の方法により発送することができる。

2　文書の発送は、郵送、自動車便、使送又はその他適当な方法により行うものとする。

2　文書は、文書名を記載したラベルをはったフォルダー等に収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3　各課に共通する文書は、別に定める文書分類表に従って整理し、保管しなければならない。

2　文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、各課長が定めるものとする。

2　総務課長は、前項の規定により引き継いだ保存箱に整理番号を付し、ファイル一覧表に当該保存箱の整理番号を記入するものとする。

2　保存文書の貸出期間は、原則として、7日以内とする。

3　職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

2　各課長は、総務課長との協議により、永年保存の文書のうち10年を経過して保存の必要がないと認めたものは、これを廃棄しなければならない。

3　各課長は、保存期間の経過した文書について更に保存する必要があると認めたときは、総務課長と協議の上、保存期間を延長することができる。

2　書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年3月21日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行日からファイリングシステム導入までの間の、本庁、寄島総合支所等における文書の管理については、この訓令の規定にかかわらず、それぞれ合併前の鴨方町、寄島町の管理状態で、作成するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2　この規則の施行の際現にある第4条の規定による改正前の浅口市文書管理規程、第10条の規定による改正前の浅口市電子計算機事務管理運用規程又は第12条の規定による浅口市職員の自家用車の公用使用に関する取扱要綱による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規則による改正後の様式によるものとみなす。

3　この規則の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年8月1日から施行する。

この訓令は、平成23年7月22日から施行する。

この訓令は、平成26年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。