○浅口市職員旧姓使用取扱要綱
平成29年5月29日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この訓令は、浅口市に勤務する一般職に属する職員(臨時及び非常勤の職員を除く。以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を変更した後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(承認)
第2条 市長は、旧姓を使用することにより、誤解、混乱等が生じないと判断できる場合においては、これを承認するものとする。
(旧姓使用することができる文書等)
第3条 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(取消し)
第6条 市長は、職員が承認を得て旧姓を使用している場合において、その使用により混乱を生じたときは、旧姓使用の承認を取り消すことができる。
(旧姓使用中止届)
第7条 市長の承認を受けて旧姓を使用している職員が、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第4号)を所属長を経て、市長に提出しなければならない。
2 前項の中止届を市長が受理したときは、当該旧姓使用の承認は、その効力を失う。
(申出の制限)
第8条 前条の規定により、旧姓使用中止届を受理された職員は、市長が特に必要があると認める場合を除き、再び旧姓使用の申出をすることはできない。
(記録)
第9条 市長は、職員の旧姓使用に異動が生じたときは、旧姓使用職員台帳(様式第5号)に異動内容を記録するものとする。
(責務)
第10条 所属長は、所属職員の旧姓の使用が適切に行われるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に市民又は職員等に誤解、混乱等を生じさせないよう努めなければならない。
3 旧姓を使用する職員は、市民及び組織内部に混乱を生じさせないため、旧姓使用を認められた文書等については、常に旧姓を使用しなければならない。
(その他)
第11条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年6月1日から施行する。
別表(第3条関係)
1 旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 氏名の記載にとどまるもの等、対外的に使用されることがあるが、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | ・名札及び名刺 ・職員名簿 ・座席表 |
2 職員の権利又は義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの | ・年次休暇及び特別休暇届出申請承認簿 ・病気休暇申請書 ・欠勤届 ・時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務命令簿 ・時間外勤務代休時間指定申請書 |
3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案書(起案者、決裁者の氏名・印) ・支出負担行為伺書及び支出命令書等の財務帳票類の係印・決裁者印 ・事務分掌表 ・人事異動内示 ・グループウェアの氏名 ・電子メールに使用する氏名 ・職場での呼称 |
4 上記1から3までに掲げるもののほか、市長が認めるもの | |
2 旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の権利又は義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの | ・辞令 ・共済組合関係の文書(組合員証を含む。) |
2 公権力の行使を伴うもの等で、職・氏名を明らかにする必要があるもの | ・身分証明書 ・徴税吏員証 ・現金領収書 |
3 行政処分、行政指導等に関するもの | ・文書等の発信者氏名 |
4 給与又は旅費の支給事務で、税金の源泉徴収又は銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの | ・給与関係の届出又は報告文書 ・支出命令書の請求者氏名・印 ・債権者登録申請書の債権者名 |
5 法令等により認められないもの | ・給与の源泉徴収票 |
※身分証明書等については、使用している旧姓を併記すること。
