(趣旨)

第1条　この訓令は、浅口市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(最高総括保護管理者)

第3条　本市に、最高総括保護管理者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

(総括保護管理者)

第4条　特定個人情報等を取り扱う部等に総括保護管理者を1人置くこととし、部等の長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第6条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。

(事務取扱担当者)

第7条　保護管理者は、各課室等で特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。

(ネットワーク管理者)

第8条　ネットワーク管理者は、企画財政部電算システム処理業務の指導に関する担当課長をもって充てる。

(監査責任者)

第9条　本市に、監査責任者を1人置くこととし、企画財政部長をもって充てる。

(組織体制)

第10条　保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備し、当該組織体制に変更が生じた場合にあっては、速やかに総括保護管理者に変更の報告を行うものとする。

(教育及び研修)

第11条　最高総括保護管理者は、保護管理者及び事務取扱担当者(非常勤職員、臨時職員及び派遣職員を含む。以下同じ。)に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第12条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高総括保護管理者、総括保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第13条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

(複製等の制限)

第14条　職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第15条　職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第16条　職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第17条　職員は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(取扱状況の記録)

第18条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録するものとする。

(利用の制限)

第19条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

(提供の求めの制限)

第20条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第22条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第23条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じるものとする。

(アクセス制御)

第24条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の記録等)

第25条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第26条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(暗号化)

第29条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第30条　職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップの作成等)

第31条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第32条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第33条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第34条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、端末等の盗難又は紛失の防止のため、セキュリティワイヤー等による固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第35条　職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第36条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム室の入退管理)

第37条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る者の用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第38条　保護管理者は、ネットワーク管理者と連携して、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

(特定個人情報等の提供)

第39条　保護管理者及び事務取扱担当者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第40条　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(委託先に対する定期的検査等)

第41条　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先における個人情報の管理の状況について、定期的検査等により確認するものとする。

(委託先に対する監督)

第42条　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託する際には、その委託先において、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。

(再委託等の場合の措置)

第43条　委託先において特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第40条に規定する本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じさせるとともに、委託先を通じて又は委託元自らが第41条に規定する措置を実施する。当該業務について、再々委託(再々委託以降の全ての段階における委託を含む。以下「再々委託等」という。)される場合も同様とする。

(非常勤職員、臨時職員及び派遣職員に係る契約書の記載事項)

第44条　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を非常勤職員、臨時職員及び派遣職員によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第45条　特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第46条　事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第47条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第48条　保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第49条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については、最高総括保護管理者、総括保護管理者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(その他)

第50条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。